При вручении оппоненту или суду документации необходимо соблюдать форму вручения, сроки и правильность оформления процесса вручения.
Вручение (передача) любой корреспонденции должны производиться с обязательной фиксацией совершения указанного действия, иначе это действие вообще теряет свой смысл. Ваша задача не только фактически вручить оппоненту или суду корреспонденцию, но и надлежащим образом это зафиксировать для того, чтобы впоследствии иметь возможность доказать этот факт.
РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
Документы можно отправлять как почтовой службой, так и вручать под расписку. Самым надежным доказательством получения адресатом документации является ее непосредственное вручение под расписку. Расписка в получении документов должна быть оформлена правильно. Обычно вручается сам документ, а на его копии адресатом ставится отметка о получении, содержащая дату, роспись получателя, а также его должность, фамилию и инициалы, указание на юридическое лицо, являющееся получателем, иногда ставится печать. Неуказание какого-либо из вышеуказанных реквизитов может сделать невозможным доказывание суду того, что вручение было осуществлено надлежащим образом, а получателю дать возможность ссылаться на непередачу ему корреспонденции непосредственным получателем.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
Если перечень документов большой, то расписку адресата в получении документа на его копии можно заменить на акт приема-передачи документов. В акте указываются стороны его подписавшие, также, как и в расписке, указывается дата вручения документов, должность, фамилия, инициалы принявшего документы лица, а также наименование юридического лица, от имени которого это лицо приняло документы и указывается документ, на основании которого это лицо уполномочено принимать документы, иногда ставится печать юридического лица. В самом акте списком указываются передаваемые документы, их количество и объем. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается с двух сторон – отправителем и получателем документов.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Вместо расписки на копии вручаемого документа или подписания акта приема-передачи документов можно использовать подачу документов сопроводительным письмом.
При его составлении указываются обстоятельства, на основании которых передаются документы, а также их перечень. На втором экземпляре сопроводительного письма адресатом ставится отметка о получении документов, содержащая те же сведения, что и расписка в получении документов: дату, роспись получателя и его должность, фамилию и инициалы, указание на юридическое лицо, являющееся получателем, иногда ставится печать.
Какой способ подачи документов Вы бы ни выбрали, важным является правильная фиксация процесса передачи именно тех документов, которые Вы подали, их объем, дата совершения этого юридически значимого действия и вручение их надлежащему и уполномоченному лицу.
Для того, чтобы не допустить непоправимых ошибок в этом без преувеличения важном для судебного разбирательства процессе, лучше поручать это грамотным и опытным юристам, которые хорошо разбираются в том, на что обращает внимание суд при оценке доказательств вручения документов и как это может повлиять на исход судебного разбирательства.