Под юридически значимой документацией имеются ввиду любые почтовые отправления, от своевременной и правильной отправки которых может зависеть исход судебного разбирательства. Это и досудебные претензии, и процессуальные документы, отправляемые участниками судебных разбирательств в суды.
В нашей практике встречались случаи, когда клиенты обращались к нам за ведением дела в суде, предварительно уже выполнив часть работы самостоятельно или даже пройдя одно или несколько судебных заседаний.
При разбирательстве дела суды уделяют большое внимание оценке доказательств вручения либо отправки противоположной стороне спора или нижестоящему суду юридически значимой документации. Эта проверка проводится судами как на предмет правильности заполнения отправителем и работником почтовой службы документов об отправке письма, так и их полноты и относимости к рассматриваемому судом делу. И здесь кроется огромное количество мелких нюансов, на которые не обращает внимание, практически, ни один непрофессиональный участник судебного разбирательства.
Эти нюансы касаются следующих важных моментов.
1. Форма отправки корреспонденции
2. Правильность заполнения документов об отправке корреспонденции
3. Полнота заполнения документов об отправке корреспонденции
ФОРМА ОТПРАВКИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Любую юридически значимую корреспонденцию необходимо отправлять заказными письмами с объявленной ценностью, описью вложения и уведомлением о вручении. Если не соблюсти одно из вышеуказанных требований, то суд может указать на то, что корреспонденция отправлена ненадлежащим образом (не соблюдены все требования закона), а также из представленных документов об отправке невозможно сделать достоверный вывод, что отправлена именно та документация, на которую указывает отправитель, именно этому адресату и что документация была получена именно этим адресатом. И как показывает практика, выполнение всех вышеизложенных действий зачастую не производится отправителями. Некоторые отправители забывают об уведомлении о вручении, кто-то забывает заполнить опись вложения в конверт, а некоторые и все вместе. А это важно. Без описи вложения в конверт зачастую бывает невозможно доказать суду, что отправление содержало именно тот документ, который имеется ввиду, того объема, который предполагается, а без уведомления о вручении также сложно доказать, что почтовое отправление получено надлежащим адресатом.
ПРАВИЛЬНОСТЬ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОТПРАВКЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Помимо строгого заполнения формы отправки корреспонденции, необходимо правильно заполнять документы об отправке. Так опись вложения в конверт должна содержать четкий перечень отправляемых документов, со всеми их реквизитами, поскольку в случае ошибки, нельзя будет доказать суду, что документ был отправлен другой, а не тот, который указан в описи. Кроме того нельзя ошибаться в указании номеров домов, офисов, названий улиц или наименования адресата. Подобные ошибки могут быть восприняты судом не как ошибки, а как отправление по ненадлежащему адресу или ненадлежащему лицу. Ведь нередкими бывают ситуации, когда недобросовестные участники судебных разбирательств намеренно отправляют почту оппоненту по неправильному адресу для того, чтобы противоположная сторона спора не узнала о предъявленных к ней требованиям или о судебном разбирательстве. А это может иметь самые негативные последствия вплоть до проигрыша дела в суде.
Помимо соблюдения собственной внимательности при заполнении почтовых документов, необходимо быть внимательными при проверке выдаваемых работниками почты документов об отправке письма. Внимательно проверяйте правильность заполнения почтовым работником наименования адресата и адреса получателя. Ошибки работников почты в их заполнении случаются, к сожалению, очень часто. Самостоятельное внесение исправлений в почтовые документы не допускается и приводит к признанию их судом недопустимыми доказательствами.
ПОЛНОТА ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОТПРАВКЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Данный раздел больше касается проверки за почтовым работником полноты внесения сведений об адресате и отправителе в почтовые документы, а также проставления им оттиска печати почтового отделения, содержащего правильную дату отправки письма, указания им своей фамилии, должности и проставления им своей подписи. Важно отметить, что работники почты очень часто не полностью указывают в квитанции адрес получателя письма и его наименование, а также не указывают в описи номер почтового идентификатора отправления. Очень важно, чтобы почтовая квитанция содержала полный адрес и наименование получателя письма, иначе суд может посчитать, что письмо отправлено по ненадлежащему адресу или ненадлежащему получателю. Также работником почты должен быть вписан в опись вложения номер почтового идентификатора отправления, который должен полностью совпадать с тем, что указан в квитанции. В противном случае суд может посчитать, что приложенная опись вложения в конверт не относится к этому отправлению, а, следовательно, суду не были представлены доказательства отправки того документа, который имелся ввиду. Внесение исправлений или дописывание в почтовые документы не допускается, а в случае их совершения, это легко опровергается в судебном заседании и влечет негативные последствия, вплоть до признания доказательства недопустимым, а также более серьезные.
Уважаемые клиенты, самостоятельно отправляющие почтой юридически значимую документацию, предельно внимательно проверяйте правильность и полноту заполнения работниками почты документов об отправке письма – почтовой квитанции и описи вложения в конверт. Ошибки, описки, исправления или неполнота их заполнения Вами или работником почты очень часто могут привести к проигрышу дела в суде, ввиду недоказанности суду обстоятельств, подтверждаемых этим почтовым отправлением. К сожалению, работники почты очень часто некорректно выполняют свои должностные обязанности, поэтому Вам необходимо следить за правильностью совершения ими всех вышеописанных действий. То, что кажется Вам не важным и малозначительным, суду может показаться решающим в вопросе удовлетворения или отказа в удовлетворении заявленных Вами исковых требований. Конечно, лучше всего поручать юристам и отправление почтовой корреспонденции оппоненту или в суд, но если такой возможности Вы не имеете, то хотя бы советуйтесь с юристом в момент отправки почтовой корреспонденции и предоставьте для проверки заполненные или уже оформленные почтовые документы для своевременного и правильного внесения в них исправлений или отправки их заново.